optimumlogo-190
Remote Support
T: +31 (0)88 – 747 73 00
Oud-Eemnesserweg 5-J
3741 MP BAARN

support@optimumict.nl
Optimum ICT | SharePoint – bestanden delen met externen
16030
post-template-default,single,single-post,postid-16030,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,side_menu_slide_from_right,qode-theme-ver-11.0,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.1,vc_responsive

SharePoint – bestanden delen met externen

SharePoint – bestanden delen met externen

Met Office 365 heeft u de mogelijkheid om zonder kosten samen te werken met personen buiten uw eigen organisatie en informatie te delen uit SharePoint. Deze gebruikers hebben geen Office 365 licentie nodig en worden Externe gebruikers genoemd.

Het toevoegen van Externe gebruikers is niet ingewikkeld. Met deze instructies kunt u de juiste instellingen maken.

Site collectie instellen voor extern delen

Allereerst dient u de optie voor het delen met externe gebruikers in te schakelen, dit doet u het niveau van de site collectie.

Let op: Om deze instelling te kunnen wijzigen, heeft u Administrator rechten nodig binnen Office 365. Heeft u deze rechten niet, dan kunt u uw beheerder vragen om deze aanpassing voor u door te voeren

1. In het Office 365 portal kiest u voor de optie Beheer (Admin) en daaronder voor SharePoint

001

2. Selecteer vervolgens in de lijst de site collectie waarvoor u Extern delen wilt inschakelen en druk in het menu op de optie Delen (of Sharing).

002

Vervolgens verschijnt dit venster:

003

3. Selecteer een van de gewenste opties voor het delen met externe personen.

Als u de middelste optie selecteert, moeten gebruikers die toegang hebben zich aanmelden. Selecteert u of uw beheerder de onderste optie dan kunt u ook anonieme gasten toestaan. Het laatste is doorgaans niet wenselijk.

Mocht u de optie voor het delen voor een bepaalde site collectie weer willen uitschakelen, dan kunt u deze in dit venster ook weer uitschakelen.

Informatie delen met externe personen

U kunt nu uw site, bibliotheek, lijst of lijst item delen met externen.

1. Dit kunt u doen door de externe gebruiker toe te voegen aan een SharePoint groep of u kunt klikken op de optie voor Delen als u de site geopend hebt:

005U ziet dan het volgende venster:

006

2. Geef het e-mail adres van de externe gebruiker op en klik op de knop Delen

Let op: standaard krijgen externe gebruikers Bijdrage rechten, ze kunnen hiermee aanpassingen maken binnen SharePoint. Wees hier dus voorzichtig mee!

Als u alleen Weergave rechten wilt geven, selecteer deze optie dan in de keuze lijst. Verder kunt u nog aangeven of u wilt dat de externe gebruiker een e-mail ontvangt waarin wordt aangegeven dat hij/zij toegang heeft gekregen.

Met de standaard instelling ontvangt de gebruiker vervolgens deze e-mail:

007

Bij het aanklikken van de koppeling in de e-mail, zal de gebruiker worden doorgestuurd naar de Office 365 inlogpagina. Daar zal de gebruiker zijn/haar inlogdetails moeten ingeven.

Als dit een reeds bestaande Office 365 account is, kan hij deze opgeven, anders is er een zgn. Live account nodig. Dit dient dan een hotmail.com, outlook.com of live.* account te zijn. Als de gebruiker reeds een ander soort mail account heeft (bijv. Gmail of zakelijk), dan kan deze verbonden worden aan een nieuw aan te maken Microsoft account door naar de Aanmeld pagina te gaan.

Zonder Microsoft account is toegang uitgesloten.

Als we de link aanklikken, krijgen we het volgende aanmeldvenster te zien:

008

In dit geval hebben we een Live account gebruikt om ons aan te melden. We klikken dus op Microsoft account. Vervolgens komen we in de gedeelde map.

Rechten controleren

Als we de ingestelde rechten willen controleren, kunnen we dit op site of bibliotheekniveau doen. We zullen dit nu op bibliotheekniveau laten zien.

Bij het selecteren van het gedeelde item in SharePoint, krijgen we direct een venster te zien met wie het item gedeeld is:

009

Aanvragen en uitnodigingen beheren

Voor het beheren van aanvragen op site niveau, kunt u de lijst met aanvragen openen. U dient hiervoor wel beheerdersrechten te hebben op de betreffende site.

  1. Klik Site-instellingen
  2. Kies onder het onderdeel Gebruikers en machtigingen voor Toegangsaanvragen en uitnodigingen. U krijgt dan het volgende venster te zien:

010Als u op Geschiedenis weergeven klikt, krijgt u tevens de historie voor dit item in beeld.

Aanvragen in behandeling zijn gemaakt door gebruikers die toegang hebben gevraagd. Middels een formulier kan een gebruiker aangeven waarom hij toegang wil tot de site. Deze optie dient dan wel ingeschakeld te zijn, dit kunt u als volgt doen:

1. Ga naar Site-instellingen en kies vervolgens voor Site machtigingen

2. Druk op Instellingen voor toegangsaanvragen

011

3. Vervolgens schakelt u het toestaan van toegangsaanvragen in of uit

Anoniem delen

In SkyDrive Pro heeft u tevens de mogelijkheid om informatie te delen met anonieme gebruikers. Mensen die in het bezit zijn of komen van de juiste koppeling, hebben daarmee toegang tot zakelijke informatie.

Alhoewel we ons kunnen voorstellen dat dit voor sommige organisaties of specifieke projecten wenselijk is, wordt deze mogelijkheid niet verder gedemonstreerd.

Als de Office 365 beheerder deze mogelijkheid activeert, kunt u informatie delen en daarbij aangeven dat de bezoeker zich niet hoeft aan te melden. Verder is de werkwijze gelijk.

Externe gebruikers beheren

We kunnen externe gebruikers beheren middels de optie voor Toegangsaanvragen (zie boven). Vergeet vooral niet dat externe gebruikers net als gewone gebruikers lid zijn van SharePoint groepen.

Verder kan het verlenen van toegang aan externe gebruikers als een serieus risico worden aangemerkt. Waar SharePoint Online primair als intranet fungeert, wordt dit door externe gebruikers automatisch een extranet. Dit moet goed worden vastgelegd in beleidsregels (wie deelt rechten uit, welke externe gebruiker heeft toegang tot welke site).

Externe gebruikers verwijderen

Het verwijderen van externe gebruikers is nergens goed gedocumenteerd. Dit dient te worden uitgevoerd door iemand met beheerdersrechten en kunt u als volgt doen:

  1. Kies in het 365 Portal voor de optie Beheer en vervolgens voor SharePoint
  2. In het SharePoint beheercentrum kiest u voor Gebruikersprofielen
  3. Vervolgens kiest u onder Personen voor Gebruikersprofielen beheren
  4. Geef de naam of het e-mail adres in van de externe gebruiker die u wilt verwijderen, vervolgens selecteert u de gebruiker en kunt u deze verwijderen:

013

Nog beter: groepen gebruiken voor Extern delen

Rechten delen we binnen SharePoint bij voorkeur niet uit op individueel niveau, maar middels het gebruik van SharePoint groepen. Eenmaal toegekende rechten kunnen we eenvoudiger toekennen aan nieuwe gebruikers, simpel door deze lid te maken van eerder aangemaakte groepen.

Een map in een SharePoint bibliotheek delen met een groep (externe) gebruikers

  1. Maak een nieuwe map aan in de bibliotheek waarin u informatie wilt delen
  2. Selecteer de map en klik op de puntjes ernaast. In het venster wat geopend wordt klikt u opnieuw op de puntjes.
  3. Klik op de optie Gedeeld met en vervolgens op Geavanceerd

U komt nu in de map die u in stap 1. heeft aangemaakt.

  1. Open de map en verbreek de rechten met de op de bovenliggende bibliotheek ingestelde autorisaties door op ‘Overname van machtigingen stoppen’ te klikken.

Nu zullen we een nieuwe groep aanmaken voor de Externe gebruikers.

  1. Open de optie Site-instellingen, vervolgens selecteert u Personen en Groepen.
  2. Helemaal links in de Navigatiekolom bovenin klikt u op Groepen
  3. Maak een nieuwe groep met een logische naam , bijv. Bezoekers-Extern. Verder laat u alle standaardinstellingen staan, let op: ook geen Machtigingsniveau’s aanvinken!
  4. U gaat weer terug naar de zojuist aangemaakte map en opent deze. Hier klikt u op de optie Machtiging verlenen, daarna voegt u de juist aangemaakte groep toe (Bezoekers-Extern). Hierbij selecteert u tevens het gewenste machtigingsniveau, bijv. Lezen
  5. In een aparte browser sessie maakt u een nieuwe Live ID aan waarmee externe gebruikers toegang kunnen krijgen
  6. Voeg de nieuwe Live ID toe aan de bij stap 7. aangemaakte groep
  7. Er wordt nu een e-mail verzonden het nieuwe Live ID

De externe gebruiker heeft nu toegang tot de aangegeven map en u kunt informatie met hem/haar delen. Extra gebruikers toevoegen kan uiteraard door het toevoegen van nieuwe (externe) leden aan de aangemaakte groep.